Phần 1: Giải Thích Đơn Giản Cho Trẻ 5 Tuổi

ERP giống như một hộp đồ chơi lớn mà tất cả các bạn nhỏ trong nhà có thể chơi cùng nhau. Thay vì mỗi bạn có một món đồ chơi riêng, tất cả các bạn có thể chơi cùng nhau với một món đồ chơi lớn. Điều này giúp các bạn nhỏ không cãi nhau và chơi vui hơn!

Phần 2: Giải Thích Cho Trẻ 12 Tuổi

ERP là một hệ thống giúp các bộ phận khác nhau trong một công ty làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Thay vì mỗi bộ phận có một hệ thống riêng, ERP kết nối tất cả lại với nhau, giúp thông tin được chia sẻ dễ dàng và công việc được thực hiện nhanh chóng hơn. Điều này giống như khi bạn và bạn bè cùng làm một dự án nhóm, mỗi người có một nhiệm vụ nhưng tất cả đều biết rõ công việc của nhau để hoàn thành dự án tốt nhất.

Khái niệm chính xác

Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp (ERP) Là Gì?

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một nền tảng mà các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các phần quan trọng của doanh nghiệp của họ. Nhiều ứng dụng phần mềm ERP rất quan trọng đối với các công ty vì chúng giúp họ thực hiện hoạch định nguồn lực bằng cách tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để vận hành công ty của họ trong một hệ thống duy nhất.

Một hệ thống phần mềm ERP cũng có thể tích hợp lập kế hoạch, mua hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, nhân sự và nhiều hơn nữa.

Những Điểm Chính

• Phần mềm ERP có thể tích hợp tất cả các quy trình cần thiết để vận hành một công ty.
• Các giải pháp ERP đã phát triển qua nhiều năm, và nhiều giải pháp hiện nay thường là các ứng dụng dựa trên web mà người dùng có thể truy cập từ xa.
• Một số lợi ích của ERP bao gồm luồng thông tin tự do giữa các khu vực kinh doanh, một nguồn thông tin duy nhất và báo cáo dữ liệu chính xác, theo thời gian thực.
• Có hàng trăm ứng dụng ERP mà một công ty có thể lựa chọn, và hầu hết có thể được tùy chỉnh.
• Một hệ thống ERP có thể không hiệu quả nếu một công ty không triển khai nó cẩn thận.

Hiểu Về Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp (ERP)

Bạn có thể nghĩ về một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp như là keo dính kết nối các hệ thống máy tính khác nhau cho một tổ chức lớn. Nếu không có ứng dụng ERP, mỗi phòng ban sẽ có hệ thống riêng của mình được tối ưu hóa cho các nhiệm vụ cụ thể của nó. Với phần mềm ERP, mỗi phòng ban vẫn có hệ thống riêng của mình, nhưng tất cả các hệ thống có thể được truy cập thông qua một ứng dụng với một giao diện.

Các ứng dụng ERP cũng cho phép các phòng ban khác nhau giao tiếp và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn với phần còn lại của công ty. Nó thu thập thông tin về hoạt động và trạng thái của các bộ phận khác nhau, làm cho thông tin này có sẵn cho các phần khác, nơi nó có thể được sử dụng một cách hiệu quả.

Các ứng dụng ERP có thể giúp một công ty trở nên tự nhận thức hơn bằng cách liên kết thông tin về sản xuất, tài chính, phân phối và nhân sự với nhau. Bởi vì nó kết nối các công nghệ khác nhau được sử dụng bởi mỗi phần của một doanh nghiệp, một ứng dụng ERP có thể loại bỏ các bản sao tốn kém và công nghệ không tương thích. Quá trình này thường tích hợp các hệ thống tài khoản phải trả, hệ thống kiểm soát kho, hệ thống giám sát đơn hàng và cơ sở dữ liệu khách hàng vào một hệ thống.

Cách Hoạt Động Của Các Nền Tảng Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp

ERP đã phát triển qua nhiều năm từ các mô hình phần mềm truyền thống sử dụng máy chủ khách vật lý và hệ thống nhập liệu thủ công sang phần mềm dựa trên đám mây với truy cập từ xa qua web. Nền tảng này thường được duy trì bởi công ty đã tạo ra nó, với các công ty khách hàng thuê các dịch vụ được cung cấp bởi nền tảng.

Các doanh nghiệp chọn các ứng dụng mà họ muốn sử dụng. Sau đó, công ty lưu trữ tải các ứng dụng lên máy chủ mà khách hàng đang thuê, và cả hai bên bắt đầu làm việc để tích hợp các quy trình và dữ liệu của khách hàng vào nền tảng.

Khi tất cả các phòng ban được kết nối vào hệ thống, tất cả dữ liệu được thu thập trên máy chủ và trở nên có sẵn ngay lập tức cho những người có quyền sử dụng nó. Các báo cáo có thể được tạo ra với các chỉ số, biểu đồ hoặc các hình ảnh và hỗ trợ khác mà khách hàng có thể cần để xác định cách doanh nghiệp và các phòng ban của nó đang hoạt động.

Một công ty có thể gặp phải chi phí vượt mức nếu hệ thống ERP của nó không được triển khai cẩn thận.

Các Loại Hệ Thống ERP

Có một số giải pháp ERP khác nhau có thể đáp ứng nhiều nhu cầu kinh doanh khác nhau. Danh sách này không nhằm liệt kê tất cả các loại ERP, mặc dù danh sách khá toàn diện. Bất kỳ doanh nghiệp nào đang xem xét triển khai một hệ thống ERP nên có thể tìm thấy giá trị trong một số loại hệ thống này, và nhiều hệ thống có thể có liên quan trong bất kỳ tình huống nào.

ERP Tại Chỗ

Hệ thống ERP tại chỗ liên quan đến việc mua giấy phép phần mềm và cài đặt hệ thống ERP trực tiếp lên các máy chủ của công ty. Các công ty có toàn quyền kiểm soát hệ thống và dữ liệu, vì nó nằm trong cơ sở của họ. Tùy chỉnh và tích hợp với các hệ thống hiện có có thể rộng rãi hơn, và loại ERP này thường yêu cầu các nguồn lực IT chuyên dụng cho bảo trì, cập nhật và bảo mật.

ERP Đám Mây

Hệ thống ERP đám mây được lưu trữ trên các máy chủ từ xa và truy cập qua internet. Các ERP đám mây như các sản phẩm SaaS cung cấp khả năng mở rộng tốt hơn, cho phép các doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh tài nguyên và tính năng khi cần mà không cần đầu tư lớn vào phần cứng. Hệ thống ERP đám mây thường có mô hình giá dựa trên đăng ký, và cập nhật/bảo trì được quản lý bởi nhà cung cấp ERP (không phải công ty tự quản lý).

ERP Theo Ngành

Hệ thống ERP theo ngành được thiết kế để đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu độc đáo của các ngành cụ thể. Các hệ thống này thường bao gồm các mô-đun, chức năng và thực tiễn tốt nhất theo ngành để giải quyết các phức tạp của ngành. Ví dụ, hãy xem xét một công ty sản xuất phụ thuộc nhiều vào quản lý tồn kho, chuỗi cung ứng và phân phối hàng hóa. Loại ERP đó sẽ khác biệt rất nhiều so với một ERP dựa trên khách hàng như ERP của một tổ chức tài chính.

ERP Mã Nguồn Mở

Một hệ thống ERP mã nguồn mở (hoặc bất kỳ phần mềm mã nguồn mở nào) cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào mã nguồn. Điều này có nghĩa là một công ty có thể tùy chỉnh, sửa đổi hoặc phân phối lại ERP để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công ty. Triển khai và duy trì hệ thống ERP mã nguồn mở có thể yêu cầu nhiều chuyên môn kỹ thuật và nguồn lực hơn so với các giải pháp ERP thương mại.

ERP Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Mặt khác, hệ thống ERP cho doanh nghiệp nhỏ được thiết kế đặc biệt cho nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMBs). Các loại hệ thống ERP này cố gắng cung cấp sự cân bằng giữa việc hơi chuyên biệt trong khi cung cấp các chức năng cần thiết với mức giá phải chăng hơn. Vì chúng ít mạnh mẽ hơn, các giải pháp ERP cho doanh nghiệp nhỏ thường dễ triển khai hơn và yêu cầu ít tùy chỉnh hơn so với các hệ thống ERP cấp doanh nghiệp.

ERP Phân Tầng

Hệ thống ERP phân tầng cung cấp các mức độ chức năng và khả năng mở rộng khác nhau để phục vụ cho các doanh nghiệp có quy mô và độ phức tạp khác nhau. Các công ty có thể chọn tầng phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách hiện tại của họ, với tùy chọn nâng cấp hoặc tùy chỉnh khi yêu cầu của họ phát triển. Điều này sẽ bao gồm việc thêm các mô-đun khi chúng trở nên liên quan (ví dụ: một công ty đang mở rộng hoạt động quốc tế có thể chờ để triển khai các mô-đun tiền tệ nước ngoài).

Lợi Ích của ERP

Các doanh nghiệp sử dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vì nhiều lý do, chẳng hạn như mở rộng, giảm chi phí và cải thiện hoạt động. Các lợi ích được tìm kiếm và nhận ra giữa các công ty có thể khác nhau; tuy nhiên, một số lợi ích đáng chú ý.

Cải Thiện Độ Chính Xác và Năng Suất

Tích hợp và tự động hóa các quy trình kinh doanh loại bỏ sự dư thừa và cải thiện độ chính xác và năng suất. Ngoài ra, các phòng ban có quy trình liên kết có thể đồng bộ hóa công việc để đạt được kết quả nhanh hơn và tốt hơn.

Cải Thiện Báo Cáo

Một số doanh nghiệp hưởng lợi từ việc báo cáo dữ liệu theo thời gian thực từ một hệ thống nguồn duy nhất. Báo cáo chính xác và đầy đủ giúp các công ty lập kế hoạch, ngân sách, dự báo và giao tiếp trạng thái hoạt động với tổ chức và các bên quan tâm, chẳng hạn như cổ đông.

Tăng Hiệu Quả

ERP cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết cho khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh. Điều này góp phần cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nhân viên, tốc độ phản hồi nhanh hơn và tỷ lệ chính xác cao hơn. Ngoài ra, chi phí liên quan thường giảm khi công ty hoạt động hiệu quả hơn.

Phần mềm ERP cũng cung cấp khả năng hiển thị toàn diện, cho phép quản lý truy cập dữ liệu theo thời gian thực để ra quyết định.

Tăng Cường Hợp Tác

Các phòng ban có thể hợp tác và chia sẻ kiến thức tốt hơn; một lực lượng lao động mới được đồng bộ hóa có thể cải thiện năng suất và sự hài lòng của nhân viên khi nhân viên có thể thấy rõ hơn cách mỗi nhóm chức năng đóng góp vào sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Ngoài ra, các nhiệm vụ tẻ nhạt và thủ công được loại bỏ, cho phép nhân viên phân bổ thời gian của họ cho công việc có ý nghĩa hơn.

Điểm Yếu của ERP

Một hệ thống ERP không phải lúc nào cũng loại bỏ sự không hiệu quả trong một doanh nghiệp hoặc cải thiện mọi thứ. Công ty có thể cần suy nghĩ lại về cách tổ chức của mình hoặc có nguy cơ kết thúc với công nghệ không tương thích.

Các hệ thống ERP thường không đạt được các mục tiêu đã ảnh hưởng đến việc cài đặt của chúng vì sự miễn cưỡng của công ty trong việc từ bỏ các quy trình làm việc cũ. Một số công ty cũng có thể miễn cưỡng từ bỏ phần mềm cũ đã hoạt động tốt trong quá khứ. Chìa khóa là ngăn chặn các dự án ERP bị chia nhỏ thành các dự án nhỏ hơn, điều này có thể dẫn đến chi phí vượt mức.

Áp dụng các nguyên tắc quản lý thay đổi trong suốt vòng đời ERP có thể ngăn chặn hoặc giảm thiểu các thất bại làm ảnh hưởng đến việc triển khai đầy đủ.

ERP vs. CRM

ERP và nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là hai loại hệ thống phần mềm khác nhau được sử dụng trong kinh doanh. Ở cốt lõi của chúng, ERP tập trung vào các quy trình và hoạt động kinh doanh nội bộ, trong khi CRM tập trung vào quản lý tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng.

Các hệ thống ERP được thiết kế để tích hợp và tự động hóa các chức năng kinh doanh cốt lõi. Ngược lại, các hệ thống CRM được dành riêng cho việc quản lý quan hệ và tương tác với khách hàng. Điều này có thể bao gồm các hoạt động như dẫn đầu bán hàng, chiến dịch tiếp thị, yêu cầu dịch vụ khách hàng và quản lý liên hệ. Trong khi mục tiêu của ERP là tối ưu hóa quy trình, mục tiêu của CRM là tăng cường sự tương tác, hài lòng và trung thành của khách hàng.

Mặc dù có các khu vực tập trung khác nhau, các hệ thống ERP và CRM thường chồng chéo trong một số khu vực. Nhiều hệ thống ERP hiện đại bao gồm các chức năng CRM. Sự tích hợp này cho phép các doanh nghiệp đồng bộ hóa thông tin khách hàng, chẳng hạn như chi tiết liên hệ, lịch sử mua hàng và nhật ký giao tiếp, giữa các hệ thống ERP và CRM. Ví dụ, một CRM sẽ truyền thống lưu trữ lịch sử mua hàng của khách hàng. Bằng cách kết hợp điều đó vào một hệ thống ERP rộng hơn, một công ty có thể dự đoán khi nào khách hàng sẽ đặt hàng lại, đảm bảo rằng họ có đủ số lượng hàng hóa vào một thời điểm cụ thể và đảm bảo rằng họ có đủ nhân viên vào một thời điểm cụ thể để thực hiện đơn hàng tiềm năng.

Các Nhà Cung Cấp Giải Pháp ERP

Một số tên tuổi quen thuộc là những người dẫn đầu trong phần mềm ERP. Oracle Corp. (ORCL) ban đầu cung cấp một cơ sở dữ liệu quan hệ tích hợp với phần mềm ERP do SAP (SAP) phát triển trước khi bước vào thị trường doanh nghiệp rộng lớn hơn vào đầu những năm 2000.

Microsoft (MSFT) đã lâu là một nhà lãnh đạo trong ngành, với nhiều khách hàng sử dụng nhiều ứng dụng phần mềm từ công ty.

Khi các giải pháp dựa trên đám mây đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây, các nhà lãnh đạo ngành ERP truyền thống đã thấy những thách thức từ các công ty mới nổi như Bizowie và Workwise.

Ví Dụ Về ERP

Fulton & Roark

Nhà sản xuất sản phẩm chăm sóc nam giới Fulton & Roark đã triển khai thành công hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để theo dõi tốt hơn hàng tồn kho và dữ liệu tài chính. Giống như nhiều doanh nghiệp khác, công ty ở Bắc Carolina này đã sử dụng bảng tính để theo dõi hàng tồn kho và phần mềm kế toán để ghi lại dữ liệu tài chính.

Khi công ty phát triển, các quy trình của nó bị tụt hậu. Hệ thống theo dõi hàng tồn kho lỗi thời của họ không tính đến chi phí thay đổi, và phần mềm kế toán không thể ghi lại các chỉ số cần thiết cho các báo cáo tài chính quan trọng. Những sự cố này tạo ra các quy trình thủ công, điều này làm tốn thêm thời gian và nguồn lực.

Để loại bỏ các quy trình không cần thiết và tập trung công việc, họ đã chọn hệ thống Oracle NetSuite ERP. Ngay lập tức, Fulton & Rourk có thể xác định tốt hơn các lỗi kế toán liên quan đến hàng tồn kho, loại bỏ chi phí từ việc thuê bên thứ ba để đánh giá hồ sơ tài chính của họ, và báo cáo tốt hơn vị trí tài chính.

Cadbury

Cadbury, một nhà sản xuất kẹo toàn cầu và nhà sản xuất trứng sô cô la Cadbury nổi tiếng, cũng đã triển khai thành công một hệ thống ERP. Công ty có hàng ngàn hệ thống nhưng không thể theo kịp tốc độ tăng trưởng nhanh chóng của mình và sử dụng các hệ thống quản lý kho không hiệu quả.

Họ đã triển khai một hệ thống tích hợp hàng ngàn ứng dụng của mình, chuẩn hóa các quy trình và tái cấu trúc các hệ thống quản lý kho—phá vỡ các silo để có sự phối hợp công việc liền mạch và tích hợp.

Mẹo Chọn Hệ Thống ERP

Khi chọn một hệ thống ERP, có nhiều điều bạn cần xem xét. Dưới đây là một số tính năng chính cần xem xét trong quá trình ra quyết định của bạn:

• Đảm bảo rằng hệ thống ERP có thể mở rộng cùng với doanh nghiệp của bạn khi nó phát triển và tiến hóa. Nó nên có khả năng xử lý khối lượng giao dịch, người dùng và dữ liệu ngày càng tăng mà không gây gián đoạn hoặc vấn đề hiệu suất đáng kể.
• Tìm kiếm một giải pháp ERP cho phép tùy chỉnh để thích ứng với các quy trình và yêu cầu kinh doanh độc đáo của bạn. Bạn có thể dễ dàng nhận được các quy trình làm việc, trường, biểu mẫu và báo cáo tùy chỉnh từ các hệ thống ERP.
• Xem xét khả năng tích hợp liền mạch của hệ thống ERP với các ứng dụng phần mềm khác mà bạn có thể đã sử dụng. Hãy nghĩ về CRM, nền tảng thương mại điện tử, hệ thống trả lương và công cụ trí tuệ kinh doanh của bạn. Nếu điều đó quan trọng với bạn, ERP của bạn có thể giao tiếp với từng cái.
• Nếu bạn dự định sử dụng ERP thường xuyên, hãy chọn một hệ thống ERP với giao diện thân thiện với người dùng và dễ sử dụng. Một giao diện được thiết kế tốt có thể giúp mọi người chấp nhận phần mềm cũng như đơn giản hóa cách tận dụng tất cả các tính năng của ERP.
• Nếu điều đó liên quan đến bạn, hãy chọn một giải pháp ERP cung cấp khả năng truy cập di động. Truy cập di động cho phép bạn thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, truy cập thông tin và đưa ra quyết định theo những cách linh hoạt hơn, điều này có thể quan trọng dựa trên cách doanh nghiệp của bạn hoạt động.
• Ưu tiên các tính năng bảo mật dữ liệu và tuân thủ để bảo vệ thông tin kinh doanh nhạy cảm. Tìm kiếm các hệ thống ERP với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, khả năng mã hóa, kiểm soát truy cập, dấu vết kiểm toán và chứng nhận tuân thủ. Lưu ý rằng ERP có thể theo ngành, vì vậy một số biện pháp bảo mật có thể liên quan hơn đến ngành của bạn.
• Đánh giá khả năng phân tích của hệ thống ERP. Điều này có nghĩa là xem xét các công cụ báo cáo tích hợp, bảng điều khiển và các tính năng phân tích nâng cao của nó. Bạn cũng có thể muốn suy nghĩ về cách thông tin theo thời gian thực có thể được kéo vào, nếu điều đó quan trọng với doanh nghiệp của bạn.
• Khi bạn làm việc qua quá trình lựa chọn, đánh giá mức độ hỗ trợ và bảo trì được cung cấp bởi nhà cung cấp ERP. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn nhận được hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật phần mềm, bản vá lỗi và tài liệu.
• Cuối cùng, hãy xem xét tổng chi phí sở hữu của hệ thống ERP trong suốt vòng đời của nó. Đây không chỉ là chi phí triển khai ban đầu. Hãy nghĩ về phí bảo trì liên tục, chi phí đào tạo, và các chi phí tiềm ẩn như các trường hợp "tính phí theo giao dịch". Bạn cũng có thể suy nghĩ về chi phí tăng trưởng trong tương lai và thêm các mô-đun bổ sung.

Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp Là Gì?

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hay ERP, là một hệ thống kết nối thông tin trên toàn công ty. Mục tiêu của một hệ thống ERP là truyền đạt thông tin liên quan từ một khu vực của doanh nghiệp đến khu vực khác. Ví dụ, một hệ thống ERP có thể tự động thông báo cho bộ phận mua hàng khi bộ phận sản xuất bắt đầu thiếu một loại nguyên liệu thô cụ thể.

Tầm Quan Trọng của Hoạch Định Nguồn Lực Doanh Nghiệp Là Gì?

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cung cấp các giải pháp hệ thống đơn lẻ tích hợp các quy trình trên toàn doanh nghiệp. Các ứng dụng này cho phép người dùng tương tác trong một giao diện duy nhất, chia sẻ thông tin và cho phép hợp tác liên chức năng. Chúng tăng cường năng suất, hợp tác và hiệu quả.

5 Thành Phần Của ERP Là Gì?

Các thành phần của một hệ thống ERP phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức. Tuy nhiên, có những tính năng chính mà mỗi ERP nên bao gồm. Thông thường, các gói bao gồm tài chính, nhân sự, logistics và sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng.

2 Ứng Dụng ERP Chính Là Gì?

Những ứng dụng nào là chính phụ thuộc vào doanh nghiệp và ngành mà nó hoạt động. Hầu hết các công ty có thể hưởng lợi từ quản lý chuỗi cung ứng, logistics và các ứng dụng tài chính để giúp họ tối ưu hóa hoạt động và chi phí.

Kết Luận

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh thông qua một hệ thống duy nhất. Với tầm nhìn tốt hơn, các công ty có thể lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực tốt hơn. Nếu không có ERP, các công ty có xu hướng hoạt động trong các silo, với mỗi phòng ban sử dụng hệ thống riêng biệt của mình.

Các hệ thống ERP thúc đẩy luồng thông tin tự do và chia sẻ kiến thức trên toàn tổ chức, tích hợp các hệ thống để cải thiện năng suất và hiệu quả, và tăng cường sự đồng bộ giữa các nhóm và phòng ban. Tuy nhiên, việc chuyển sang một hệ thống ERP sẽ không hiệu quả nếu văn hóa của công ty không điều chỉnh theo sự thay đổi và công ty không xem xét cách cấu trúc tổ chức của mình có thể hỗ trợ nó.